Praxisübernahme: Schreiben an Patienten + Muster

Warum das Schreiben bei einer Praxisübernahme so entscheidend ist

Ich erlebe es regelmäßig in meiner Beratungsarbeit: Ärztinnen und Ärzte, die eine Praxis übernehmen oder übergeben, unterschätzen, wie viel kommunikatives Gewicht in diesem einen Schreiben an die Patienten steckt. Es geht nicht nur darum, eine Adressänderung oder einen neuen Namen mitzuteilen. Es geht um Vertrauen. Um Kontinuität. Und oft um Jahre, manchmal Jahrzehnte gewachsener Arzt-Patienten-Beziehungen.

Ein unprofessionell formuliertes oder zu spät verschicktes Schreiben kann dazu führen, dass Patienten die Praxis wechseln, obwohl sie das gar nicht vorhatten. Ein gut gemachtes Schreiben hingegen gibt Sicherheit, nimmt Unsicherheiten weg und lädt die Patienten aktiv ein, der Praxis treu zu bleiben.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, worauf es bei einem solchen Schreiben ankommt, welche Formulierungen sich bewährt haben, und ich stelle Ihnen zwei Musterbriefe zur Verfügung, die Sie direkt anpassen können.

Was in ein Schreiben zur Praxisübernahme hineingehört

Bevor wir zu den Mustern kommen, kurz zu den Inhalten, die ein solches Schreiben zwingend abdecken sollte:

• Klare Aussage, wer die Praxis übernimmt (Name, Qualifikation, Fachrichtung)
• Datum der Übernahme oder des Übergangs
• Kurze persönliche Vorstellung des übernehmenden Arztes
• Aussage zur Weiterführung der bisherigen Behandlung und Patientenakten
• Datenschutzrechtlicher Hinweis zur Aktenübergabe (DSGVO-konform)
• Kontaktdaten und Hinweis auf Erreichbarkeit
• Optional: Einladung zu einem persönlichen Kennenlernen

Was viele vergessen: Auch die Tonalität spielt eine große Rolle. Das Schreiben sollte warm, aber professionell klingen. Nicht zu formell, nicht zu salopp. Patienten sind keine Kunden im klassischen Sinne, aber sie reagieren sehr sensibel auf Wertschätzung in der Kommunikation. Wer mehr darüber erfahren möchte, wie sich Praxiskommunikation insgesamt verbessern lässt, dem empfehle ich meinen Artikel zur Praxiskommunikation – intern und extern optimieren.

Musterbrief 1: Schreiben vom abgebenden Arzt an die Patienten

Diesen Brief verschickt der bisherige Praxisinhaber, bevor die Übergabe stattfindet.

Betreff: Wichtige Information zur Zukunft unserer Praxis

Sehr geehrte Patientinnen und Patienten,

nach [Anzahl] Jahren als Ihr Arzt / Ihre Ärztin in dieser Praxis ist es nun an der Zeit, Ihnen eine wichtige Veränderung mitzuteilen: Zum [Datum] werde ich die Praxis in gute Hände übergeben.

Meine Nachfolgerin / Mein Nachfolger ist Frau / Herr Dr. [Name], [Fachrichtung], die / der bereits [kurze Angabe zur Qualifikation oder Erfahrung]. Ich habe die Übergabe sorgfältig vorbereitet und bin überzeugt, dass Sie in besten Händen sein werden.

Ihre Patientenakte wird mit Ihrer Einwilligung an Frau / Herrn Dr. [Name] übergeben, damit Ihre Behandlung nahtlos fortgeführt werden kann. Wenn Sie dieser Weitergabe nicht zustimmen möchten, genügt eine kurze Mitteilung an unsere Praxis bis zum [Datum].

Es war mir eine Ehre und eine Freude, Sie all diese Jahre begleiten zu dürfen.

Mit herzlichen Grüßen,
[Name, Titel, Praxisadresse]

Musterbrief 2: Schreiben vom übernehmenden Arzt an die Patienten

Dieser Brief wird zeitgleich oder direkt nach der Übernahme versandt.

Betreff: Herzlich willkommen – Ich freue mich, Ihre Praxis weiterzuführen

Sehr geehrte Patientinnen und Patienten,

mein Name ist Dr. [Name], und ich habe zum [Datum] die Praxis von [Vorgänger/in] übernommen. Ich freue mich sehr, Sie als Patientin oder Patient begrüßen zu dürfen, und möchte Ihnen versichern: Diese Praxis wird mit dem gleichen Engagement und derselben Sorgfalt weitergeführt, die Sie gewohnt sind.

Ich bin Facharzt / Fachärztin für [Fachrichtung] und bringe [X] Jahre Erfahrung in [Bereich] mit. Mein Ziel ist es, eine langfristige und vertrauensvolle Beziehung mit Ihnen aufzubauen.

Alle Termine, die bereits vereinbart wurden, bleiben bestehen. Für neue Termine oder Fragen erreichen Sie uns unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse].

Ich freue mich auf unsere erste Begegnung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name, Titel, Praxisadresse]

Datenschutz bei der Aktenübergabe nicht vergessen

Ein Punkt, den ich in der Praxis immer wieder anspreche: Die Weitergabe von Patientenakten an den Nachfolger ist datenschutzrechtlich nicht automatisch zulässig. Patienten müssen aktiv zustimmen oder zumindest die Möglichkeit haben, der Übergabe zu widersprechen. Das Widerspruchsrecht sollte im Schreiben klar kommuniziert werden. Ein pauschaler Hinweis reicht dabei in der Regel nicht aus. Lassen Sie sich im Zweifel von einem auf Medizinrecht spezialisierten Anwalt beraten.

Timing und Versandweg

Das Schreiben sollte spätestens vier bis sechs Wochen vor der Übernahme bei den Patienten ankommen. Per Post bleibt der klassische und datenschutzkonforme Weg. Ergänzend können Sie Patienten beim nächsten Termin persönlich informieren oder einen Aushang in der Praxis anbringen. Ähnliche Überlegungen zum Timing kenne ich auch aus dem Bereich des Praxisumzugs – dort finden Sie ebenfalls einen Musterbrief für die Patientenmitteilung.

Digitale Kanäle ergänzend nutzen

Neben dem klassischen Brief lohnt es sich heute, auch die digitale Präsenz der Praxis aktiv zu nutzen. Ein aktueller Google-Eintrag, eine kurze Mitteilung auf der Praxiswebsite und gegebenenfalls ein Beitrag in den sozialen Medien können das Schreiben sinnvoll ergänzen. Gerade für eine neue Praxisinhaberin oder einen neuen Praxisinhaber ist die digitale Sichtbarkeit von Anfang an wichtig. Wer hier gut aufgestellt ist, gewinnt nicht nur bestehende Patienten, sondern auch neue hinzu. Wie das konkret funktioniert, zeige ich zum Beispiel am Fall eines Facharztes in meinem Artikel über SEO für Augenärzte.

Mein Fazit aus der Beratungspraxis

Ein Schreiben zur Praxisübernahme ist kein bürokratischer Pflichtakt. Es ist eine kommunikative Weichenstellung. Wer diesen Moment nutzt, um Vertrauen aufzubauen, legt damit das Fundament für eine stabile Patientenbasis in der neuen Praxis. Verwenden Sie die Muster aus diesem Artikel als Ausgangspunkt und passen Sie die Formulierungen auf Ihre persönliche Situation an. Kein Standardtext ersetzt echte Wärme und Authentizität in der Kommunikation.

Wenn Sie Unterstützung bei der Kommunikationsstrategie rund um Ihre Praxisübernahme benötigen, sprechen Sie mich gerne an.