Sobald ein Praxisteam KI nutzt, braucht es gemeinsame Regeln: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wer ein Ergebnis prüft, bevor es eine Patientin oder einen Patienten erreicht. Eine kurze Richtlinie im Qualitätsmanagement hält das fest. Sie ist zugleich eine dokumentierte Maßnahme zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung, mehr dazu im Beitrag KI-Kompetenz im Praxisteam.
Die Vorlage unten ist für Arzt- und Zahnarztpraxen geschrieben und deckt ab, was dort anders ist als in anderen Betrieben: Schweigepflicht, Telefonassistent, Dokumentation im Sprechzimmer und Patientenkommunikation. Eine allgemeine KI-Nutzungsrichtlinie mit Begründung zu jeder Klausel gibt es frei nutzbar auf kuersatcifci.de.
So verwenden Sie die Vorlage
- Die Angaben in eckigen Klammern durch die Ihrer Praxis ersetzen
- In Anlage 1 alle Werkzeuge eintragen, die das Team nutzen darf; alles andere gilt als nicht freigegeben
- Die Richtlinie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen, bevor sie gilt
- Ins Qualitätsmanagement aufnehmen und vom Team gegenzeichnen lassen
- Einmal im Jahr und bei jedem neuen Werkzeug überprüfen
Die Vorlage
KI-Richtlinie der Praxis [Name] Stand: [Datum] · verantwortlich: [Name, Funktion]
1. Geltung. Diese Richtlinie regelt, wie alle Beschäftigten der Praxis KI-Werkzeuge nutzen. Sie gilt auch für Auszubildende, Aushilfen und Vertretungen.
2. Freigegebene Werkzeuge. Dienstlich genutzt werden nur die Werkzeuge aus Anlage 1. Private Konten sind für dienstliche Aufgaben nicht erlaubt. Neue Werkzeuge gibt die Praxisleitung nach Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten frei.
3. Patientendaten. Patientendaten werden nur in Werkzeuge eingegeben, die in Anlage 1 ausdrücklich dafür freigegeben sind und für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. In alle anderen Werkzeuge gehen keine Namen, Geburtsdaten, Befunde, Diagnosen, Fotos oder Dokumente von Patientinnen und Patienten. Das Weglassen des Namens genügt dafür nicht.
4. Prüfung vor der Verwendung. Jede KI-Ausgabe liest ein Mensch, bevor sie verwendet wird. Medizinische Inhalte prüft eine Ärztin oder ein Arzt. KI-Entwürfe für die Patientenakte werden vor der Übernahme korrigiert und freigegeben.
5. Medizinische Entscheidungen. Diagnosen, Therapieentscheidungen und die Einschätzung der Dringlichkeit trifft die Ärztin oder der Arzt. Ein KI-Werkzeug liefert dafür höchstens Hinweise.
6. Telefon und Website. Telefonassistent und Chatbot geben sich zu Beginn als KI zu erkennen. Notfälle werden sofort an einen Menschen oder an die 112 verwiesen. [Name] testet die Antworten [monatlich] und passt sie nach jeder Änderung in der Praxis an.
7. Aufnahme von Gesprächen. Gespräche werden nur mit vorheriger Zustimmung aller Beteiligten aufgezeichnet oder von einer Software mitgeschrieben. Wer ablehnt, wird ohne Aufnahme behandelt.
8. Kommunikation nach außen. Texte, Bilder und Videos, die mit KI entstehen, prüft [Name] vor der Veröffentlichung auf Richtigkeit und auf die Regeln des Heilmittelwerbegesetzes. Antworten auf Bewertungen nennen keine Angaben zur Behandlung.
9. Schulung. Wer ein KI-Werkzeug nutzt, wird vor der ersten Nutzung eingewiesen und [jährlich] geschult. Die Schulungen werden im Qualitätsmanagement dokumentiert.
10. Fehler und Vorfälle. Wer einen Fehler eines KI-Werkzeugs oder eine mögliche Datenschutzverletzung bemerkt, meldet das sofort an [Name]. Die Praxis prüft, ob eine Meldung an die Datenschutzaufsicht nötig ist; sie erfolgt dann unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden.
11. Überprüfung. Die Richtlinie wird jährlich und bei jedem neuen Werkzeug überprüft.
Anlage 1: Freigegebene Werkzeuge
| Werkzeug | Wofür | Patientendaten erlaubt | Auftragsverarbeitungsvertrag | verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| [Telefonassistent] | Anrufe annehmen, Anliegen aufnehmen | ja | ja, vom [Datum] | [Name] |
| [Dokumentationssoftware] | Entwurf für die Patientenakte | ja, mit Zustimmung | ja, vom [Datum] | [Name] |
| [Textassistent] | Aushänge, Stellenanzeigen, Urlaubsnotizen | nein | [ja oder nein] | [Name] |
Kenntnisnahme: Name, Datum, Unterschrift
Die Vorlage ist ein allgemeines Muster. Die Prüfung für Ihre Praxis im Einzelfall übernimmt Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Anwältin oder ein Anwalt.
Hilfe bei der Einführung
Aufwendig ist meist Anlage 1: Welche Werkzeuge nutzt das Team schon, auch privat, und wo fehlt ein Vertrag? Diese Bestandsaufnahme mache ich mit Praxen gemeinsam, passe die Richtlinie an und schule das Team gleich dazu. Sprechen Sie mich an. Welche Werkzeuge es gibt und welche ein C5-Testat haben, zeigt der Vergleich der KI-Werkzeuge.
Quellen
- Bundesärztekammer und KBV: Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung, Stand 01.10.2025
- Amtsblatt der EU: Verordnung (EU) 2016/679, DSGVO, Art. 28 und 33
- Amtsblatt der EU: Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung, Art. 4 und 50, in der Fassung der Digital-Omnibus-Verordnung
- Gesetze im Internet: § 201 StGB, § 203 StGB, abgerufen 26.09.2026
- KBV: Anlage 24 zum Bundesmantelvertrag, Delegation ärztlicher Leistungen