Diese Praxisurlaub Vorlage deckt alle Stellen ab, an denen Patientinnen und Patienten nach Ihrem Urlaub suchen: den Aushang an der Praxistür, die Urlaubsankündigung auf der Website und die Ansage auf dem Anrufbeantworter. Für das Telefon finden Sie weiter unten sechs fertige Ansagetexte, vom Urlaub mit Vertretung über Brückentage bis zu Weihnachten. Alle Texte sind kostenlos, Sie ersetzen nur die Platzhalter in eckigen Klammern.
Warum eine saubere Urlaubsankündigung mehr ist als eine Formalität
Ich erlebe es immer wieder in meiner Beratungsarbeit: Eine Praxis geht in den Urlaub, der Anrufbeantworter läuft, die Website zeigt noch die alten Sprechzeiten, und auf Google steht nichts. Das Ergebnis sind frustrierte Patienten, negative Bewertungen und unnötige Rückfragen. Dabei lässt sich das mit wenigen Handgriffen vermeiden.
Eine professionelle Praxisurlaub Vorlage ist kein großer Aufwand, aber sie hat eine spürbare Wirkung auf das Vertrauen Ihrer Patienten. Sie zeigt, dass Ihre Praxis auch in Abwesenheit zuverlässig kommuniziert. Und genau das ist ein Teil einer gut durchdachten Praxiskommunikation, intern und extern.
Was eine gute Vorlage leisten muss
Bevor ich Ihnen konkrete Muster zeige, möchte ich kurz erklären, worauf es ankommt. Eine Urlaubsankündigung für die Praxis sollte folgende Informationen enthalten:
- Genaue Daten der Schließung (erster und letzter Schließungstag)
- Datum der Wiedereröffnung
- Vertretungsregelung mit Name, Adresse und Telefonnummer
- Hinweis auf den Notruf bei akuten Fällen (ärztlicher Bereitschaftsdienst: 116 117)
- Kontaktmöglichkeit für nicht dringende Anliegen nach der Rückkehr
Diese Informationen gehören auf den Aushang an der Praxistür, auf die Praxiswebsite, in den Anrufbeantworter und idealerweise auch in eine kurze Patienteninfo per Brief oder E-Mail.
Praxisurlaub Vorlage: Aushang für die Praxistür
Die folgende Vorlage können Sie direkt übernehmen und an Ihre Praxisdaten anpassen:
Liebe Patientinnen und Patienten,
unsere Praxis ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] wegen Urlaub geschlossen.
Ab dem [Datum] sind wir wieder zu den gewohnten Zeiten für Sie erreichbar.
Ihre Vertretung übernimmt:
Dr. med. [Name]
[Adresse]
Telefon: [Nummer]Bei akuten medizinischen Notfällen wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Rufnummer 116 117 oder den Notruf 112.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und freuen uns, Sie nach unserer Rückkehr wieder begrüßen zu dürfen.
Ihr Praxisteam [Praxisname]
Den Aushang können Sie auch mit dem Generator am Ende dieser Seite ausfüllen und ausdrucken. Eine kürzere Fassung für die Eingangstür mit Hinweisen zu Format und Schriftgröße finden Sie bei der Urlaubsschild Vorlage kostenlos zum Ausdrucken.
Anrufbeantworter-Ansagen für die Arztpraxis: Vorlagen für Urlaub und Feiertage
Der Anrufbeantworter ist oft der erste Kontaktpunkt für Patienten, die nicht persönlich in die Praxis kommen können. Halten Sie den Text kurz und klar.
Eine verständliche Ansage folgt immer derselben Reihenfolge: Praxisname, Zeitraum der Schließung, Tag der Rückkehr, Vertretung mit Telefonnummer und zum Schluss die Notrufnummern. Für dringende Fälle außerhalb der Sprechzeiten ist der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116 117 da, in lebensbedrohlichen Notfällen der Rettungsdienst unter 112. Die folgenden Ansagetexte können Sie direkt übernehmen.
Ansage bei Urlaub mit Vertretungspraxis
„Sie haben die Praxis [Name] erreicht. Unsere Praxis ist vom [Datum] bis zum [Datum] urlaubsbedingt geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder für Sie erreichbar. Im dringenden Fall wenden Sie sich bitte an unsere Vertretungspraxis: Dr. [Name], Telefon [Nummer], oder rufen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117 an. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
Hat die Vertretungspraxis andere Sprechzeiten als Sie, gehören diese mit in die Ansage. Die Kassenärztliche Vereinigung Schleswig-Holstein schreibt in ihrem Hinweis zum Ansagetext bei Abwesenheit, dass bei Urlaub Name und Sprechzeiten einer konkret abgesprochenen Vertretung genannt werden sollen. Ein allgemeiner Verweis auf „umliegende Praxen“ genügt danach nicht.
Ansage für Brückentage
„Guten Tag, Sie sind mit der Praxis [Name] verbunden. Unsere Praxis bleibt am [Wochentag, Datum] geschlossen. Ab [Wochentag, Datum] sind wir zu den gewohnten Sprechzeiten wieder für Sie da. [Falls vereinbart: Die Vertretung übernimmt die Praxis [Name], Telefon [Nummer].] In dringenden Fällen erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Rufnummer 116 117. In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte die 112. Vielen Dank für Ihren Anruf.“
Ob der Bereitschaftsdienst an einem Brückentag wie an einem Feiertag arbeitet, legt Ihre Kassenärztliche Vereinigung fest. Fragen Sie dort im Zweifel nach, bevor Sie die Ansage aufnehmen.
Ansage für Weihnachten und den Jahreswechsel
„Guten Tag, Sie sind mit der Praxis [Name] verbunden. Unsere Praxis ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder für Sie da. Die Vertretung übernimmt die Praxis [Name], [Adresse], Telefon [Nummer]. Außerhalb der Sprechzeiten der Vertretung erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117. In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte die 112. Wir wünschen Ihnen schöne Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr.“
Ansage außerhalb der Sprechzeiten mit Bereitschaftsdienst 116 117
„Guten Tag, Sie sind mit dem Anrufbeantworter der Praxis [Name] verbunden. Sie rufen außerhalb unserer Sprechzeiten an. Unsere Sprechzeiten sind [Tage und Uhrzeiten]. Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie unter der Rufnummer 116 117 [Zeiten laut Ihrer KV]. In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte die 112. Auf Wiederhören.“
Die Zeiten des Bereitschaftsdienstes unterscheiden sich je nach Region. Ihre Kassenärztliche Vereinigung nennt Ihnen die gültigen Zeiten für Ihre Praxis.
Ansage für die Mittagspause
„Guten Tag, Sie sind mit der Praxis [Name] verbunden. Wir sind gerade in der Mittagspause und ab [Uhrzeit] wieder für Sie erreichbar. Rezepte können Sie auch über [Website oder Rezepttelefon] bestellen. In dringenden Fällen erreichen Sie [Titel und Name] unter [Nummer]. In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte die 112. Vielen Dank für Ihren Anruf.“
Für die Mittagspause rät die KV Schleswig-Holstein von einem Hinweis auf die 116 117 ab. Die Ansage nennt dann die nächste Sprechstunde, eine Nummer für dringende Fälle und die 112.
Ansage, wenn Ihre Praxis die Vertretung übernimmt
„Guten Tag, Sie sind mit der Praxis [Name] verbunden. Vom [Datum] bis einschließlich [Datum] übernehmen wir die Urlaubsvertretung für die Praxis [Name]. Patientinnen und Patienten dieser Praxis können während unserer Sprechzeiten zu uns kommen: [Tage und Uhrzeiten]. Bitte bringen Sie Ihre Versichertenkarte mit. In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte die 112. Auf Wiederhören.“
Tipps zum Besprechen des Anrufbeantworters
- Daten ausschreiben: „22. Dezember“ statt „22.12.“, bei einzelnen Tagen mit Wochentag.
- Rufnummern langsam und in kleinen Gruppen sprechen, die Nummer der Vertretung gern zweimal.
- Zeitraum und Rückkehrdatum an den Anfang stellen, Grüße an das Ende.
- Kurz bleiben, damit Anrufende die Vertretung und die Notrufnummern ohne zweiten Anruf mitschreiben können.
- Die Praxis nach der Aufnahme einmal von außen anrufen und die Ansage anhören.
- Am Rückkehrtag die normale Ansage wieder einschalten.
Wenn Sie die Ansage nicht selbst einsprechen möchten: Mit dem kostenlosen Werkzeug Telefonansage für die Arztpraxis fügen Sie einen dieser Texte ein, wählen eine Stimme und hören das Ergebnis direkt an. Die kostenlose MP3 endet mit einem kurzen Hinweis auf webinvasiv.de. Eine kostenpflichtige Fassung ohne Hinweis gibt es zusätzlich, auch im Format für Telefonanlagen.
Praxisurlaub Vorlage: Urlaubsankündigung für die Website
Viele Praxen vergessen diesen Kanal, dabei ist er besonders wichtig. Patienten suchen Ihre Sprechzeiten zunehmend online. Schalten Sie während des Urlaubs einen gut sichtbaren Hinweis auf der Startseite Ihrer Website. Ein kurzes Banner oder ein farblich hervorgehobener Infokasten reicht völlig aus:
Urlaubsbedingte Schließung: Unsere Praxis ist vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Vertretung: Dr. [Name], Tel. [Nummer]. Wir freuen uns, Sie ab dem [Datum] wieder zu empfangen.
Denken Sie auch daran, Ihren Google-Unternehmensprofil-Eintrag mit einer Sonderschließung zu versehen. Das verhindert, dass Patienten nach einer Anfahrt vor verschlossener Tür stehen.
Persönlicher formulierte Texte für Website, Social Media und E-Mail finden Sie in den „Wir machen Urlaub“ Vorlagen kostenlos.
Praxisurlaub vorbereiten: Checkliste
- Vertretung absprechen und Name, Adresse, Telefonnummer und Sprechzeiten der Vertretungspraxis schriftlich festhalten.
- Als Vertragsarztpraxis eine Vertretung, die länger als eine Woche dauert, der Kassenärztlichen Vereinigung melden (§ 32 Abs. 1 Ärzte-ZV).
- Aushang zwei bis drei Wochen vor dem Urlaub an Eingangstür und Anmeldung hängen.
- Urlaubsankündigung auf der Website schalten und die Schließzeit als Sonderöffnungszeit im Google-Unternehmensprofil eintragen.
- Patientinnen und Patienten, die regelmäßig Rezepte holen, auf die Schließzeit hinweisen.
- Online-Terminbuchung für den Urlaubszeitraum sperren.
- Ansage für den Anrufbeantworter aufnehmen, testen und für den letzten Arbeitstag vormerken.
- E-Mail-Abwesenheitsnotiz mit Vertretung und Rückkehrdatum einrichten.
- Für den Rückkehrtag eine Erinnerung setzen: Aushang abnehmen, Website, Ansage und Google-Profil zurückstellen.
Vorab kommunizieren, nicht erst am letzten Tag
Ich empfehle meinen Kunden immer, die Urlaubsankündigung mindestens zwei bis drei Wochen im Voraus anzubringen, sowohl am Aushang als auch digital. Patienten mit geplanten Terminen oder regelmäßigem Behandlungsbedarf können sich so rechtzeitig um Alternativen kümmern. Ähnlich wie bei einem Praxisumzug und der Mitteilung an Patienten gilt: Je früher Sie informieren, desto weniger Irritationen entstehen.
Wenn Sie möchten, können Sie auch eine kleine Erinnerungskarte für Patienten drucken, die in den Wochen vor dem Urlaub bei Ihnen sind. Das ist ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung, besonders bei älteren Patienten, die nicht regelmäßig online unterwegs sind.
Nach dem Urlaub: Kommunikation nicht vergessen
Bitte denken Sie nach der Rückkehr daran, alle Kanäle wieder auf den aktuellen Stand zu bringen: Aushang abnehmen, Website-Banner deaktivieren, Anrufbeantworter zurücksetzen und den Google-Eintrag aktualisieren. Das klingt selbstverständlich, wird aber in der Praxis erstaunlich oft vergessen.
Ein ausführliches Schreiben an Patientinnen und Patienten und Texte für einzelne geschlossene Tage finden Sie in der Vorlage Praxis geschlossen wegen Urlaub: Aushang, Schild und Brief.
Häufige Fragen
Was sagt man auf dem Anrufbeantworter, wenn die Praxis Urlaub hat?
Nennen Sie den Praxisnamen, den Zeitraum der Schließung und den Tag, ab dem die Praxis wieder erreichbar ist. Danach folgen die Vertretung mit Name und Telefonnummer, der ärztliche Bereitschaftsdienst 116 117 und für lebensbedrohliche Notfälle die 112. Fertige Texte stehen oben im Abschnitt zu den Anrufbeantworter-Ansagen.
Muss die Vertretung in der Ansage genannt werden?
Die KV Schleswig-Holstein beschreibt es so: Bei Urlaub sprechen Vertragsärztinnen und Vertragsärzte ihre Vertretung konkret mit einer oder mehreren Praxen ab, und die Ansage nennt Name und Sprechzeiten dieser Vertretung. Welche Regeln für Ihre Praxis gelten, erfahren Sie bei Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung.
Wann nennt die Ansage die 116 117 und wann die 112?
Die 112 ist der Notruf für lebensbedrohliche Notfälle und steht in jeder der Vorlagen oben. Die 116 117 ist die Nummer des ärztlichen Bereitschaftsdienstes für dringende Fälle außerhalb der Sprechzeiten. Zu welchen Zeiten der Bereitschaftsdienst in Ihrer Region tätig ist, legt Ihre Kassenärztliche Vereinigung fest.
Wie früh sollte der Praxisurlaub angekündigt werden?
Aushang und Website-Hinweis zwei bis drei Wochen vor dem ersten Urlaubstag. Die Ansage auf dem Anrufbeantworter schalten Sie am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub ein.
Gibt es die Praxisurlaub Vorlage zum Ausdrucken?
Ja. Mit dem Generator auf dieser Seite tragen Sie Zeitraum, Vertretung und Notdienst ein und drucken den Aushang kostenlos als PDF, auf Wunsch auch mehrsprachig. Eine kürzere Fassung für die Tür finden Sie bei der Urlaubsschild Vorlage.
Wie wird aus dem Ansagetext eine Audiodatei für die Telefonanlage?
Mit der Telefonansage für die Arztpraxis: Text einfügen, Stimme wählen und anhören. Als MP3 mit kurzem Hinweis ist die Datei kostenlos. Die kostenpflichtige Fassung ohne Hinweis enthält zusätzlich eine WAV-Datei im Format für Telefonanlagen.
Mein Fazit aus der Praxisarbeit
Eine Praxisurlaub Vorlage ist kein bürokratisches Pflichtprogramm. Sie ist ein Ausdruck von Respekt gegenüber Ihren Patienten und ein Zeichen professioneller Praxisführung. In meiner täglichen Arbeit mit Arztpraxen sehe ich, wie stark solche vermeintlich kleinen Kommunikationsmaßnahmen das Patientenvertrauen beeinflussen. Wer klar, frühzeitig und vollständig informiert, vermeidet Frust, und kommt erholt aus dem Urlaub zurück, ohne einen Stapel Beschwerden vorzufinden.
Nutzen Sie die Vorlagen aus diesem Artikel als Ausgangspunkt. Passen Sie sie an Ihre Praxis an, und kommunizieren Sie Ihren Urlaub so, wie Sie sich selbst als Patient eine solche Information wünschen würden.
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