Urlaubsschild Praxis: Vorlage kostenlos zum Ausdrucken

Das Urlaubsschild ist das letzte, was Patienten von Ihnen sehen

In meiner Arbeit mit Arztpraxen fällt mir eine Sache immer wieder auf: Der gesamte Auftritt ist sauber, die Website ist gepflegt, das Wartezimmer ist einladend, und an der Eingangstür klebt ein handgeschriebener Zettel mit „Urlaub bis 12.8.“. Für Patientinnen und Patienten, die vor verschlossener Tür stehen, ist genau dieser Zettel der letzte Eindruck, den sie von der Praxis mitnehmen.

Dabei ist ein gutes Urlaubsschild in zehn Minuten erstellt. Es muss nur vier Fragen beantworten, und es muss lesbar sein. In diesem Beitrag finden Sie vier fertige Vorlagen zum Ausdrucken, dazu die praktischen Regeln für Format, Schriftgröße und Anbringung, die in den meisten Vorlagen im Netz fehlen.

Wenn Sie nicht nur das Schild, sondern die gesamte Kommunikation über Anrufbeantworter, Website und E-Mail abdecken wollen, finden Sie das im Beitrag Wegen Urlaub geschlossen: Vorlage für Arztpraxen.

Vier Angaben, ohne die das Schild unvollständig ist

Ein Urlaubsschild ist kein Aushang im rechtlichen Sinn, aber es hat eine Versorgungsfunktion. Wer davorsteht, muss ohne Nachfragen wissen, was jetzt zu tun ist. Diese vier Angaben gehören darauf:

• Erster und letzter geschlossener Tag, beide als Datum, nicht als „ab Montag“
• Der Tag der Wiedereröffnung
• Die Vertretungspraxis mit Adresse und Telefonnummer
• Der ärztliche Bereitschaftsdienst 116 117 und der Notruf 112

Der häufigste Fehler ist die unklare Datumsangabe. „Urlaub vom 1. bis 15.“ lässt offen, ob am 15. wieder geöffnet ist. Schreiben Sie deshalb immer „bis einschließlich“ und nennen Sie den Öffnungstag separat.

Vorlage 1: Kurzfassung für die Eingangstür

Die knappste Fassung, gut lesbar aus zwei Metern Entfernung. Für Praxen mit fester Vertretungsregelung.

Vorlage zum Ausdrucken:

Unsere Praxis ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen.

Ab [Datum] sind wir wieder für Sie da.

Vertretung: Praxis [Name], [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort], Tel. [Nummer]

Ärztlicher Bereitschaftsdienst: 116 117 Im Notfall: 112

Vorlage 2: Ausführliche Fassung mit Sprechzeiten der Vertretung

Wenn die Vertretungspraxis andere Sprechzeiten hat, gehören sie auf das Schild. Sonst rufen Patienten bei Ihnen an, um danach zu fragen, und niemand hebt ab.

Vorlage zum Ausdrucken:

Liebe Patientinnen und Patienten,

unsere Praxis bleibt vom [Datum] bis einschließlich [Datum] wegen Urlaub geschlossen. Ab [Datum] sind wir wieder zu den gewohnten Zeiten für Sie da.

In dieser Zeit übernimmt die Vertretung: Praxis [Name] [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort] Telefon [Nummer] Sprechzeiten: [Zeiten]

Außerhalb der Sprechzeiten erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117. In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte 112.

Wir wünschen Ihnen eine gute Zeit und danken für Ihr Verständnis.

Ihr Praxisteam [Name]

Vorlage 3: Wenn keine Vertretung organisiert ist

Nicht jede Praxis hat eine Vertretung, und das ist auch keine Schande. Wichtig ist, dass das Schild dann nicht so tut, als gäbe es eine. Verweisen Sie stattdessen eindeutig auf den Bereitschaftsdienst.

Vorlage zum Ausdrucken:

Unsere Praxis ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Ab [Datum] sind wir wieder für Sie da.

In dieser Zeit steht Ihnen der ärztliche Bereitschaftsdienst zur Verfügung: Telefon 116 117, rund um die Uhr erreichbar Notdienstsuche: www.116117.de

In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte 112.

Rezepte und Überweisungen können Sie ab [Datum] wieder bei uns anfordern.

Vorlage 4: Gemeinschaftspraxis, wenn nur ein Teil im Urlaub ist

Der Fall, den fast keine Vorlage abdeckt, obwohl er in Gemeinschaftspraxen und MVZ der Regelfall ist. Hier darf auf keinen Fall „geschlossen“ auf dem Schild stehen, sonst schicken Sie Patienten weg, die Sie behandeln könnten.

Vorlage zum Ausdrucken:

Hinweis für unsere Patientinnen und Patienten:

[Titel und Name] ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] im Urlaub.

Die Praxis bleibt zu den gewohnten Sprechzeiten geöffnet. Die Behandlung übernimmt in dieser Zeit [Titel und Name].

Bereits vereinbarte Termine bei [Name] werden von unserem Team neu abgestimmt. Bitte sprechen Sie uns an der Anmeldung an oder rufen Sie uns unter [Nummer] an.

Format, Schriftgröße, Anbringung

Das ist der Teil, der über die Wirkung entscheidet, und er fehlt in fast allen Vorlagen:

• Format A4 hoch reicht für die Eingangstür. Für Praxen mit Glasfront oder größerem Abstand zur Tür ist A3 besser.
• Schriftgröße mindestens 24 Punkt für den Fließtext, der Zeitraum und das Wiedereröffnungsdatum deutlich größer. Faustregel: Wer eine Armlänge entfernt steht, muss alles ohne Lesebrille erfassen können.
• Dunkle Schrift auf weißem Grund. Farbige Hintergründe und Schmuckschriften kosten Lesbarkeit, gerade bei älteren Patienten.
• Zwei Exemplare drucken, eines außen an der Eingangstür, eines innen im Windfang oder an der Anmeldung. Wer die Praxis noch betritt, sieht das zweite.
• Einschweißen oder in eine Klarsichthülle. Papier an einer Glastür ist nach drei Regentagen unleserlich.
• Auf Augenhöhe anbringen, nicht unten an der Tür und nicht über dem Türblatt.

Wie früh das Schild hängen sollte

Ich empfehle zwei bis drei Wochen vorher. Patientinnen und Patienten mit Dauermedikation brauchen diese Zeit, um Rezepte anzufordern, und chronisch Kranke planen ihre Kontrolltermine danach. Wer das Schild erst am letzten Öffnungstag aufhängt, produziert im ersten Tag nach dem Urlaub eine Telefonlawine.

Ein Punkt, den fast alle vergessen: das Schild nach der Rückkehr abnehmen. Ich habe schon Praxen gesehen, an deren Tür im Oktober noch das Juli-Schild hing. Setzen Sie sich für den Rückkehrtag eine Erinnerung, gemeinsam mit dem Zurücksetzen von Anrufbeantworter und Website.

Denken Sie außerdem an das Google-Unternehmensprofil. Dort lässt sich die Schließzeit als Sonderöffnungszeit hinterlegen. Wer das versäumt, schickt Patienten los, die laut Google glauben, die Praxis sei geöffnet. Wie Sie Ihre Sichtbarkeit dort grundsätzlich in den Griff bekommen, steht in der Praxismarketing-Beratung.

Mein Fazit

Ein Urlaubsschild ist eine Kleinigkeit, an der man trotzdem erkennt, wie eine Praxis geführt wird. Die Vorlagen oben können Sie direkt übernehmen, die Platzhalter ersetzen und ausdrucken. Einmal sauber angelegt, tragen Sie jedes Jahr nur noch die neuen Daten ein.

Wenn Sie den gesamten Urlaubszeitraum kommunikativ abdecken wollen, also Schild, Ansage, Website und E-Mail in einem Durchgang, hilft der Beitrag Praxisurlaub Vorlage weiter. Für die ausführliche Fassung mit allen Kanälen und Musterformulierungen ist Praxis geschlossen: Vorlage für eine professionelle Urlaubsankündigung der passende Einstieg.