Das Telefon ist in vielen Praxen der Engpass des Tages, und das Angebot an KI-Telefonassistenten wächst entsprechend. Nach einer Umfrage des PKV Instituts unter mehr als 1.600 Praxismitarbeitenden arbeiten bereits 10 Prozent der Hausarztpraxen und 11 Prozent der Facharztpraxen mit einem solchen System, in Zahnarztpraxen sind es 3 Prozent.
Was ein KI-Telefonassistent macht
Er nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab und gibt es geordnet an das Team weiter: Rezeptwunsch, Überweisung, Terminanfrage, Rückrufbitte. Manche Systeme buchen Termine direkt in den Kalender der Praxissoftware. Das Team arbeitet die Anliegen dann gesammelt ab und muss nicht jedes Gespräch in dem Moment führen, in dem das Telefon klingelt.
Anbieter und Preise
Die Tabelle zeigt, was die Anbieter öffentlich angeben, Stand 26.09.2026. Preise verstehen sich, soweit genannt, zuzüglich Mehrwertsteuer. Laufzeiten, Gebühren je Gespräch und Schnittstellenkosten unterscheiden sich stark. Die Übersicht enthält keine bezahlten Platzierungen.
| Anbieter | Preis laut Anbieter | Was der Anbieter angibt |
|---|---|---|
| VITAS Telefonassistent | ab 40 € im Monat im Tarif Flex, dazu ein Entgelt je Gespräch | C5-Testat und ISO 27001, ohne US-Drittanbieter; Schnittstellen unter anderem zu tomedo, samedi und medatixx |
| PraxisConcierge | ab 139 € im Monat | Kooperation mit medatixx seit Oktober 2025; Anbindung unter anderem an tomedo, T2med und Duria |
| SpeakKI | ab 39 € im Monat mit 300 Minuten, Professional 89 € | Server in Deutschland |
| praxisToni | 249 € im Monat je Behandler, einmalig 499 € Einrichtung | Datenverarbeitung auf Servern in Europa |
| Doctolib Telefonassistent, vormals Aaron.ai | kein öffentlicher Preis | Teil der Doctolib-Pakete |
| CGM TelefonAssistent | kein öffentlicher Preis | für Praxen mit CGM-Software, kombinierbar mit dem ClickDoc-Kalender |
Testate und Serverstandorte sind Angaben der Anbieter. Lassen Sie sich die Nachweise vor Vertragsschluss zeigen. Weitere KI-Werkzeuge für die Praxis stehen im Vergleich der KI-Werkzeuge.
Was der Datenschutz verlangt
Die Hamburger Datenschutzaufsicht hat sich in ihrem Tätigkeitsbericht 2025 mit KI-Telefonassistenten in Arztpraxen befasst. Sie hält solche Systeme für vertretbar, wenn vier Bedingungen erfüllt sind: Die Anrufenden werden transparent informiert, mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, dessen Personal ist an dieselbe Schweigepflicht gebunden wie das eigene Team, und vorab wird in aller Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt.
Aus dem letzten Punkt folgt nach meiner Lesart eine zweite Pflicht. Wer eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen muss, muss nach § 38 BDSG unabhängig von der Größe der Praxis einen Datenschutzbeauftragten benennen. Klären Sie das, bevor der Assistent ans Netz geht.
Für Kassenpraxen gilt außerdem § 393 SGB V: Verarbeitung in Deutschland oder der EU, eine Niederlassung des Anbieters im Inland und ein aktuelles C5-Testat.
Speichert das System die Gespräche als Audiodatei, braucht die Praxis dafür nach § 201 StGB die Zustimmung der Anrufenden. Fragen Sie deshalb genau nach, ob der Anbieter Audio aufzeichnet, wie lange und wozu.
Was die KI-Verordnung verlangt
Seit dem 2. August 2026 muss ein Telefonassistent zu Beginn des Gesprächs erkennbar machen, dass eine KI spricht. Die Bundesnetzagentur empfiehlt in ihrer Leitlinie, den Hinweis bei Sprachassistenten am Anfang und bei längeren Gesprächen wiederholt zu geben. Umsetzen muss das der Anbieter, die Praxis sollte den Hinweis nicht abschalten oder überspielen.
Medizinische Dringlichkeit sollte der Assistent nicht selbst einschätzen. Sobald ein System Beschwerden nach Dringlichkeit sortiert, kann es zum Medizinprodukt werden, und für eine verzögerte Behandlung haftet ohnehin die Praxis. Legen Sie fest, bei welchen Anliegen das Gespräch sofort an einen Menschen geht, und nennen Sie die 112 in der Ansage.
Mustertext für die Ansage
Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Praxis [Name]. Sie sprechen mit unserem digitalen Telefonassistenten, einer künstlichen Intelligenz. Ich nehme Ihr Anliegen auf und gebe es an unser Team weiter. Bei einem lebensbedrohlichen Notfall legen Sie bitte auf und wählen die 112. Außerhalb der Sprechzeiten erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117. Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Website.
Stimmen Sie den Text mit Ihrem Anbieter und Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Wenn Ihr System eine Weiterleitung an das Team anbietet, nennen Sie auch diese. Für Ansagen bei Urlaub, Vertretung oder Praxisschließung gibt es das Werkzeug Telefonansage für Arztpraxen.
Sechs Fragen an jeden Anbieter
- Wo werden Gespräche und Anliegen verarbeitet, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
- Liegt ein aktuelles C5-Testat vor, Typ 1 oder Typ 2, und für welchen Teil des Dienstes gilt es?
- Wird Audio gespeichert, wie lange, und nutzt der Anbieter Daten zum Training seiner Modelle?
- Wie kommt ein Notfall sofort zu einem Menschen?
- Wie ist das System an die Praxissoftware angebunden, und was kostet die Schnittstelle beim Softwarehersteller?
- Wie lange läuft der Vertrag, und wie kommt die Praxis wieder heraus?
Begleitung bei Auswahl und Einführung
Ich begleite Praxen bei Auswahl und Einführung, ohne an einen Anbieter gebunden zu sein: Unterlagen prüfen, Ansagetexte schreiben, das Team einweisen. Sprechen Sie mich an. Den Überblick über alle KI-Anwendungen gibt der Beitrag KI in der Arztpraxis: Was erlaubt ist.
Quellen
- Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: 34. Tätigkeitsbericht Datenschutz 2025, Abschnitt IV.6
- Bundesnetzagentur: Leitlinien zu den Transparenzpflichten nach Artikel 50 KI-Verordnung, abgerufen 25.09.2026
- Gesetze im Internet: § 38 BDSG, § 393 SGB V, § 201 StGB, abgerufen 26.09.2026
- ZWP online: Digitalisierung und KI in der Praxis: Das sagen Praxismitarbeitende, Umfrage des PKV Instituts
- Anbieterseiten von VITAS, PraxisConcierge, SpeakKI, praxisToni, Doctolib und CGM, abgerufen 25. und 26.09.2026