„Die elektronische Patientenakte gehört zum alltäglichen Praxisleben“, sagt Andreas große Bockhorn, Hausarzt in einer Gemeinschaftspraxis im westfälischen Altenberge. Die Ärzte Zeitung hat ihn am 18. Oktober befragt. Die meisten seiner Patientinnen und Patienten wüssten über die ePA Bescheid und fragten aktiv nach, ob die Praxis etwas hochgeladen hat. Widersprochen habe nur eine Handvoll, oft wegen psychischer Erkrankungen oder aus Sorge um den Datenschutz.

Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Praxen verpflichtet, die ePA zu nutzen (Bundesgesundheitsministerium). Für Praxen bietet es sich an, die Antworten auf die Fragen am Tresen einmal schriftlich festzulegen. Dann sagt die Medizinische Fachangestellte am Telefon dasselbe, was auf dem Aushang und auf der Website steht.

Was in die Akte gehört, regelt § 347 SGB V. Die Praxis stellt aus der aktuellen Behandlung Laborbefunde, Befundberichte aus Untersuchungen, Eingriffen und bildgebender Diagnostik sowie elektronische Arztbriefe ein, soweit sie die Daten selbst erhoben hat und sie elektronisch vorliegen. Auf Wunsch der Patientin oder des Patienten kommen weitere Unterlagen dazu, etwa die Patientenkopie der Krankmeldung oder Dokumente aus einem Behandlungsprogramm für chronisch Kranke. Das Einstellen dürfen auch Medizinische Fachangestellte übernehmen, soweit die Aufgabe übertragbar ist (§ 346 SGB V).

Zwei Bereiche füllen sich ohne Zutun der Praxis. Arzneimittel, die per E-Rezept verordnet und in der Apotheke abgegeben wurden, erscheinen automatisch in der elektronischen Medikationsliste. Die Abrechnungsdaten samt Diagnosen stellt die Krankenkasse ein, sofern die versicherte Person dem nicht widerspricht (KBV). Das sorgt am Tresen für Fragen, weil niemand in der Praxis diese Einträge von Hand hochgeladen hat.

Die Praxis muss in der Behandlung darüber informieren, welche Daten sie einstellt. Vor dem Einstellen von Daten, deren Bekanntwerden zu Diskriminierung oder Stigmatisierung führen kann, weist sie zusätzlich auf das Recht zum Widerspruch hin. Das Gesetz nennt ausdrücklich psychische Erkrankungen, sexuell übertragbare Infektionen und Schwangerschaftsabbrüche. Widerspricht jemand, hält die Praxis das nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation fest. Information und Hinweis können laut KBV mündlich oder per Aushang erfolgen, etwa mit dem Poster der KBV zum Ausdrucken. Ergebnisse genetischer Untersuchungen kommen nur mit schriftlicher oder elektronischer Einwilligung in die Akte.

Beim Widerspruch hilft es, wenn das Team die Wege auseinanderhält. Gegen das Einstellen eines Befunds aus der laufenden Behandlung widerspricht man direkt in der Praxis. Den Zugriff einer einzelnen Praxis oder die Medikationsliste sperrt man in der ePA-App oder über die Ombudsstelle, eine Beratungsstelle, die jede Krankenkasse nach § 342a SGB V einrichten muss. Der ganzen Akte kann man nach § 344 SGB V jederzeit gegenüber der Krankenkasse widersprechen. Die Kasse löscht sie dann mit allen Daten und richtet auf Wunsch später eine neue ein.

Fragen zur App und zur Anmeldung beantwortet laut Infoblatt der KBV die Krankenkasse. Mit einer einheitlichen App könnte er bei solchen Fragen leichter helfen, sagt große Bockhorn der Ärzte Zeitung, denn jede Kasse lege Dokumente anders ab. Eine Übersicht der Apps nach Krankenkasse führt die gematik.

Mit dem Einlesen der Gesundheitskarte erhält die Praxis für 90 Tage Zugriff auf die Akte, Versicherte können diese Dauer in der App ändern. Eine Pflicht, die Akte ohne Anlass durchzusehen, besteht laut KBV nicht. Die Ärztin oder der Arzt schaut hinein, wenn sich aus dem Gespräch ein Grund ergibt, etwa der Hinweis auf einen neuen Befund.

Große Bockhorn berichtet außerdem, dass einige Praxen in seiner Umgebung ihren Softwarehersteller gewechselt hätten, weil sich die Programme bei E-Rezept, elektronischer Krankmeldung und ePA stark unterschieden. Einen Überblick gibt der Vergleich der Praxisverwaltungssysteme.

Für das Befüllen gibt es noch bis Jahresende eine eigene Vergütung. Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz entfällt sie zum 1. Januar 2027 (KBV). Die Pflicht, Daten aus der aktuellen Behandlung einzustellen, bleibt bestehen. Was das Gesetz sonst ändert, steht im Beitrag Was das Spargesetz ab 2027 für Arztpraxen bedeutet. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Sätze für Tresen und Telefon

„Was kommt in meine Akte?“ „Wir stellen Befunde, Laborbefunde und Arztbriefe aus Ihrer aktuellen Behandlung ein. Weitere Unterlagen aus der Behandlung bei uns stellen wir auf Ihren Wunsch ein.“
„Haben Sie schon etwas hochgeladen?“ „Das sehen Sie in der ePA-App Ihrer Krankenkasse. Welche Befunde von heute dazukommen, sagen wir Ihnen gern.“
„Wer kann meine Akte lesen?“ „Arztpraxen, in denen Sie Ihre Gesundheitskarte einlesen lassen, standardmäßig für 90 Tage, Apotheken für drei Tage. In der App können Sie das ändern oder einzelne Praxen sperren. Ihre Krankenkasse sieht die Inhalte nicht.“
„Das soll nicht in die Akte.“ „Sagen Sie es uns, dann stellen wir den Befund nicht ein und vermerken Ihren Widerspruch.“
Bei sensiblen Befunden in der Sprechstunde: „Dieser Befund betrifft ein sensibles Thema. Wenn Sie widersprechen, stellen wir ihn nicht in Ihre Akte.“
„Woher kommen die Medikamente in meiner Liste?“ „Was per E-Rezept verordnet und in der Apotheke abgeholt wurde, erscheint dort automatisch. Widersprechen können Sie in der App oder bei der Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse.“
„Ich möchte gar keine ePA.“ „Das können Sie jederzeit Ihrer Krankenkasse mitteilen. Die Akte wird dann mit allen Inhalten gelöscht.“
„Können Sie mir mit der App helfen?“ „Für die App und die Anmeldung ist Ihre Krankenkasse zuständig. Dort hilft Ihnen auch die Ombudsstelle weiter.“
Text für Website und Aushang: „Wir stellen Befunde, Laborbefunde und Arztbriefe aus Ihrer aktuellen Behandlung in Ihre elektronische Patientenakte ein. Wenn Sie das für einen Befund nicht möchten, sprechen Sie uns an. Bei Fragen zur App hilft Ihre Krankenkasse.“ Wie ein solcher Hinweis auf der Praxiswebsite gut auffindbar wird, beschreibt die Seite Webdesign für Ärzte.

Quellen

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Wie Praxen Patientinnen und Patienten zur ePA informieren

Sätze für Tresen und Telefon

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