Wenn ich Performance Marketing unterrichte, kommt irgendwann eine Frage, die mit Werbung zunächst wenig zu tun hat: Was kostet es eine Praxis, wenn die Stelle einer Medizinischen Fachangestellten (MFA) ein halbes Jahr offen bleibt?
Die Frage gehört trotzdem in den Kurs. Ein Budget für die Personalsuche lässt sich nur gegen die Kosten der offenen Stelle bewerten. Solange diese Zahl fehlt, wirkt jede Anzeige teuer und jede Woche Abwarten kostenlos. So sehe ich das, und deshalb gibt es dazu einen kostenlosen Rechner.
Wie lange MFA-Stellen offen bleiben
Die Bundesagentur für Arbeit prüft jedes Jahr, in welchen Berufen Stellen schwer zu besetzen sind. In der Fachkräfteengpassanalyse 2025 gehören Medizinische Fachangestellte zu den zehn Engpassberufen mit den meisten Beschäftigten auf Fachkraftebene.
Eine der Kennzahlen dahinter ist die Vakanzzeit, also die Zeit, die eine bei der Bundesagentur gemeldete Stelle unbesetzt bleibt. Für MFA lag sie 2025 im Median bei 69 Tagen: Die Hälfte der gemeldeten Stellen war schneller besetzt, die andere Hälfte brauchte länger. Über die einzelne Praxis sagt dieser Wert wenig, deshalb fragt der Rechner nach Ihrer eigenen Dauer.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Eine offene Stelle erzeugt keine Rechnung, die jemand abheftet. Ihre Kosten stecken in drei Posten, die in der Buchhaltung an verschiedenen Orten landen.
Mehrarbeit im Team. Einen Teil der fehlenden Stunden fangen die Kolleginnen und Kollegen auf, mit Überstunden, zusätzlichen Schichten oder aufgestockter Teilzeit. Diese Stunden werden bezahlt, nach dem Gehaltstarifvertrag für MFA mit einem Zuschlag für Überstunden. Dazu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
Entgangener Deckungsbeitrag. Ein anderer Teil der Stunden lässt sich nicht auffangen. Dann werden weniger Termine vergeben, das Labor schließt früher, Vorsorge und Impfungen rutschen nach hinten. Was fehlt, ist der Deckungsbeitrag dieser Leistungen, also das, was vom Honorar nach Abzug von Material übrig bleibt.
Ausgaben für die Suche. Dazu gehören Anzeigen, Stellenbörsen und gegebenenfalls eine Personalvermittlung, außerdem die Stunden, in denen die Praxisleitung Bewerbungen liest und Gespräche führt. Diese Zeit fehlt in der Sprechstunde.
Einen Betrag ziehe ich in meiner Rechnung ab: den Lohn, den die Praxis für die offene Stelle nicht zahlt. Ohne diesen Abzug fällt das Ergebnis zu hoch aus, weil auch die neue MFA für ihre Stunden bezahlt worden wäre.
Warum Praxen die Kosten unterschätzen
Sichtbar ist in der Praxis vor allem eine Zahl, und sie spricht für das Abwarten: Der Lohn der offenen Stelle geht nicht mehr vom Konto ab. Die übrigen Kosten verteilen sich auf mehrere Konten und kommen mit Verzögerung an.
Überstunden laufen oft zunächst auf Stundenkonten und werden Wochen später ausgezahlt oder als Freizeit genommen, die dann wieder im Dienstplan fehlt. Ein Termin, der nie vergeben wurde, taucht in keiner Auswertung auf. Die Abende, an denen die Praxisleitung Bewerbungen sichtet, bucht niemand als Kosten.
Zwei Dinge lasse ich bewusst draußen, weil sie sich schlecht beziffern lassen: die Belastung des Teams über Monate und das Risiko, dass eine weitere Kollegin kündigt.
Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen
Die folgenden Werte sind erfunden und zeigen nur den Rechenweg. Eine Hausarztpraxis sucht eine MFA in Vollzeit, die Stelle bleibt ein halbes Jahr offen. Das Team fängt einen Teil der Stunden auf, ein gleich großer Teil kostet Termine, der Rest bleibt liegen.
Als Stundenlohn setze ich den Tarif-Einstieg 2026 aus dem Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte an, 17,60 €. Alle anderen Werte stehen in der Tabelle.
| Posten | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Stunde Mehrarbeit | 17,60 € × 1,25 Zuschlag × 1,20 Arbeitgeberanteile | 26,40 € |
| Mehrarbeit im Team | 38,5 Std. × 40 % × 26,40 € | 406,56 € je Woche |
| Entgangener Deckungsbeitrag | 38,5 Std. × 40 % × 50 € | 770,00 € je Woche |
| Nicht gezahlter Lohn | 38,5 Std. × 17,60 € × 1,20 | minus 813,12 € je Woche |
| Suche | 900 € Anzeigen + 15 Std. Praxisleitung × 80 € | 2.100,00 € gesamt |
| Kosten über 26 Wochen | (406,56 € + 770,00 € − 813,12 €) × 26 + 2.100 € | 11.549,44 € |
Je Woche kostet die offene Stelle in diesem Beispiel rund 444 €. Ohne die Gegenrechnung mit dem nicht gezahlten Lohn käme fast das Dreifache heraus.
Ein Recruiting-Budget, also das Geld, das eine Praxis zusätzlich für die Personalsuche einplant, lässt sich an dieser Zahl messen. Im Beispiel entsprechen 3.000 € knapp sieben Wochen offener Stelle. Verkürzt eine Kampagne die Suche um mehr als diese Zeit, hat sie sich gerechnet. Ob sie das schafft, zeigt sich erst während der Suche.
Was in die eigene Rechnung gehört
- die vertraglichen Wochenstunden der offenen Stelle, bei mehreren Teilzeitstellen die Summe
- die Wochen seit dem geplanten Starttermin und die Wochen, die realistisch noch folgen
- Überstunden und Zusatzschichten aus der Lohnabrechnung, auch die, die als Freizeit ausgeglichen werden
- der tatsächlich gezahlte Stundenlohn, der Zuschlag und die Arbeitgeberanteile laut Lohnbüro
- Termine, die nicht vergeben wurden, und Leistungen, die ausgefallen sind, etwa Labor, Impfungen oder Vorsorge
- ein ehrlich geschätzter Deckungsbeitrag je MFA-Stunde, nach Material und vor ihrem Lohn
- alle Ausgaben für Anzeigen, Stellenbörsen und Vermittlung
- die Stunden der Praxisleitung für Anzeigen, Bewerbungen, Gespräche und Probearbeit
- der Lohn, der während der Suche nicht gezahlt wird, als Abzug
Der Weg zu Bewerbungen
Ein Satz aus meinem Unterricht gilt hier besonders: Wer nach dem Gehalt einer MFA sucht, überlegt zu wechseln. Deshalb gehört eine Gehaltsspanne in die Anzeige, wie in der Vorlage für die MFA-Stellenanzeige.
Viele gute Kräfte suchen allerdings gar nicht aktiv. Wie eine Praxis sie mit Anzeigen erreicht, beschreibt der Beitrag MFA finden mit Anzeigen auf Instagram und Facebook.
Ihre eigenen Werte tragen Sie im Rechner für die unbesetzte MFA-Stelle ein, er läuft im Browser und speichert nichts.